Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden nv Brussels Waerboom Event (01.01.2025)

1. Algemeen
   • Deze algemene voorwaarden zijn steeds van toepassing op alle Overeenkomsten, handelsbetrekkingen, bestellingen en uitvoering van orders door en met Brussels Waerboom Event NV. Behoudens tegenbewijs worden deze algemene voorwaarden door de Klant aanvaard door het loutere feit dat er een Overeenkomst wordt gesloten met Brussels Waerboom Event NV. Naast onderhavige algemene voorwaarden, zijn ook de Bijzondere voorwaarden feestbrochure van toepassing. De Klant kan deze raadplegen in de feestbrochure, die terug te vinden is op de website.
   • De definities op het einde van dit document zijn integraal van toepassing.
   • Ingeval van interpretatieproblemen hebben de Nederlandstalige algemene voorwaarden van BWE voorrang op de algemene voorwaarden van BWE in andere talen.
   • De Klant is hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot alle verbintenissen uit de Overeenkomst.
2. Offerte – Overeenkomst – Prijs
   • De offerte van BWE houdt nog geen definitief aanbod is, maar is steeds vrijblijvend. Een overeenkomst komt pas tot stand indien de offerte door de Klant ondertekend of schriftelijk bevestigd wordt én nadien uitdrukkelijk wordt bevestigd door BWE. Een overeenkomst kan ook ontstaan door het ondertekenen door de Klant en BWE van een contract.
   • De voorschotten dienen door de Klant betaald te worden, conform de instructies in de Overeenkomst. Het niet tijdig betalen van de voorschotten, geeft aanleiding tot op de opeisbaarheid van de resterende openstaande bedragen. Bij gebrek aan betaling van de voorschotten uiterlijk 2 weken voor het Event heeft BWE het recht de overeenkomst te ontbinden via loutere melding aan de Klant
   • Na het ontvangen van de offerte kan de Klant een optie vragen. Deze optie dient schriftelijk gevraagd te worden én start pas na uitdrukkelijke aanvaarding door BWE. Tenzij anders vermeld, heeft een optie een geldigheid van 7 dagen.
   • De Overeenkomst heeft altijd betrekking op een Event. De Subevents, de datum en het Geschat aantal Gasten, liggen hierbij reeds vast. Voor elke zaal telt een minimum aantal Gasten zoals vermeld in de Overeenkomst. Bij het boeken van het Event, verbindt de Klant zich ertoe het minimum aantal Gasten, zoals opgenomen in de Overeenkomst, te vergoeden. Indien het minimum aantal Gasten, zoals vermeld in de Overeenkomst, niet aanwezig is op het Event, zal een forfaitaire vergoeding van € 25 per persoon onder het minimumaantal aangerekend worden.
   • Het Geschat aantal Gasten dat zal deelnemen aan het Event wordt bij het afsluiten van Overeenkomst vastgelegd. Wijzigingen in het Geschat aantal Gasten is kosteloos mogelijk tot uiterlijk 1 maand voor het Event, met dien verstande dat het minimum aantal Gasten, zoals vermeld in de Overeenkomst, te allen tijde gerespecteerd moet worden.

  Wijzigingen in het Geschat aantal Gasten binnen de maand voor het Event, zijn als volgt mogelijk:

• Wijzigingen tot 20% ten aanzien van het Geschat aantal Gasten is kosteloos, met uitzondering de forfaitaire vergoeding zoals hierboven bepaald, indien het minimum aantal Gasten door de wijziging niet meer gehaald wordt
• Wijzigingen van meer dan 20% ten aanzien van Geschat het aantal Gasten: 75% van de kostprijs per gast wordt gefactureerd voor elke wijziging boven de 20%

            BWE behoudt zich recht voor om het Event van de Klant in een andere zaal te organiseren, indien het effectieve aantal aanwezige personen met meer dan 20% afwijkt van het Geschat aantal Gasten.

• De Prijs voor het Event bevat een vast en een variabel gedeelte. Het vaste gedeelte betreft de huurprijs voor de zaal. Het variabele gedeelte bestaat uit twee delen: de catering en een vergoeding voor het eventuele tekort in aantal Gasten.

De prijzen voor het cateringaanbod zijn maar beschikbaar vanaf 4 maand voor het Event en zijn steeds onderhevig aan grote marktschommelingen. BWE houdt zich het recht voor deze variabele prijzen te wijzigen wanneer die marktomstandigheden (oa maar niet limitatief: aankoopprijzen, invoerrechten, schaarste, …) wijzigen. In dergelijk geval zal BWE de vooropgestelde prijswijziging ter kennis brengen van de Klant. BWE zal – in de mate van het mogelijke – alternatieven voorstellen aan de Klant. De Partijen zullen via gezamenlijk overleg naar de beste oplossing zoeken.

• De dranken zijn inbegrepen zoals vermeld in de Overeenkomst. Bijkomende dranken worden aangerekend per consumptie.
• De diensturen zijn inbegrepen zoals vermeld in de Overeenkomst en het aantal kelners wordt voorzien voor een goed verloop van de service. De supplementaire diensturen worden verrekend per uur en per kelner en dit tot één uur na het vertrek van de laatste gast of onderaannemer.
• Eventuele klachten m.b.t. het Event dienen via aangetekende post aan BWE bezorgd te worden, binnen een vervaltermijn van 2 dagen na datum van het Event. Klachten en/of geschillen, van welke aard ook, geven de Klant niet het recht om de betaling van zijn voorschotten/facturen op te schorten. Indien de klacht gegrond is, zal de maximale aansprakelijkheid van BWE in elk geval de prijs van de dienst niet overschrijden en heeft BWE de keuze om indien mogelijk de gebrekkige of niet-conforme dienst aan te passen, of om de Klant te vergoeden voor de door hem geleden directe schade (beperkt tot maximaal de Prijs van de desbetreffend kostprijs van de dienst).

3. Operationele afspraken
   • Drank en voeding worden uitsluitend geleverd door BWE. Eigen drank, voeding, of een externe cateringdienst zijn niet toegelaten.
   • Voor de goede werking van het Event, dient de Klant volgende gegevens aan BWE te bezorgen op uiterlijk volgende tijdstippen:
     • 1 maand voor het Event: indien er meer dan 50 Gasten zijn: de finale menukeuze.
     • 10 dagen voor het Event: de tijdstippen van aankomst, vertrek, koffiepauzes en maaltijden, evenals het juist aantal Gasten, de zaalopstelling (en de menukeuze bij minder dan 50 Gasten).
     • Ten laatste 2 werkdagen voor het Event: minieme wijzigingen in aantallen (max 5 personen) en tafelplan.

Deze wijziging wordt gefactureerd conform de bepalingen opgenomen in punt 8.

• Ten laatste 24h voor het Event: eventuele speciale dieetwensen. Nadien worden speciale dieetwensen uitgevoerd naar de mogelijkheid van de keuken en worden deze steeds als extra in rekening gebracht.

Vermeerderingen in aantal Gasten of niet doorgegeven dieetwensen de dag zelf worden uitgevoerd in de mate van het mogelijke aan demenuprijs vermeerderd met 10%.

• De maaltijd moet uiterlijk om 20u30 aanvangen.
• Vertragingen of pauzes van langer dan 30 minuten worden in regie aan de Klant aangerekend.
• Muziek- of geluidsactiviteiten zijn slechts toegelaten mits voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van BWE. Life bands en orkesten worden niet toegelaten. Dj’s mogen de wettelijke norming conform Vlarem II niet overschrijden en staan zelf in voor de meting hiervan (cfr Vlarem Il wetgeving). De Klant is verantwoordelijk om na te gaan welke taksen/belastingen verschuldigd zijn en welke toelatingen bekomen moeten worden.

BWE heeft het recht om in te grijpen wanneer de wettelijk toegestane geluidsnormen worden overschreden. BWE mag het Event stil leggen zonder dat zij kan worden veroordeeld tot vergoeding van enige schade.

• Het gebruik van vuurwerk of vuurwerkstokjes, alsook confetti of papiersnippers zijn verboden.
• De zaal wordt ter beschikking gesteld van de Klant 1 uur voor aankomst van de Gasten en dient na het Event te worden ontruimd van alle persoonlijk goederen. De Klant is zelf verantwoordelijk voor alle geplaatste goederen en materialen. BWE beschouwt achtergelaten goederen als afval en kan hiervoor kosten aanrekenen voor het ont/opruimen van de zaal.
• Het einduur voor Events is middernacht voor Weekdagen, 04 uur ’s morgens voor vrijdag- en zaterdagavond. Na het einduur wordt het uurtarief voor de medewerkers 200%. Er blijven steeds minstens 2 medewerkers tot na vertrek van de laatste gast of onderaannemer (uit de alle klantzones, binnen of buiten).
• Het is strikt verboden om vanaf 22u nog nachtlawaai ter veroorzaken en hinder voor de omwonende of hotelgasten te creëren.
• De Klant of verantwoordelijke van de Klant verbindt zich ertoe te blijven tot de laatste gast de eventruimte heeft verlaten.
• Er geldt een algemeen rookverbod op in alle binnenruimtes. Iedere schending hiervan kan leiden tot verwijdering van de Klant en/of zijn Gasten van de terreinen van BWE. Alle mogelijke boetes en/of sancties te gevolge van deze schending zijn volledige ten laste van de Klant.
• De Klant bevestigt op de hoogte te zijn dat het domein van BWE beveiligd wordt via een camerasysteem. Hij doet het nodige om zijn Gasten hierover in te lichten.

4. Aansprakelijkheid & vrijwaring
   • De Klant is aansprakelijk voor elke schade ten gevolge fouten, nalatigheden en/of onvoorzichtheden begaan door hemzelf, de Gasten en/of elkeen die op zijn verzoek aanwezig is. BWE is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de nalatigheid of door de fout van de Klant of van een derde. De Klant zal steeds instaan voor de volledige vergoeding van de veroorzaakte schade, tevens als deze veroorzaakt werd door een derde.
   • De Klant vrijwaart BWE van elke mogelijke aanspraak en vordering door de Gasten en zijn onderaannemers, alsook door derden wegens het niet naleven door hemzelf of zijn Gasten van deze algemene voorwaarden.
   • BWE is niet verantwoordelijk voor diefstal, ongevallen of enige schade die zouden plaatsvinden op haar domein, gebouwen, parking of vestiaire. Het gebruik van de parking en de vestiaire is op eigen risico en verantwoordelijkheid. De Klant doet het nodige om dit risico kenbaar te maken aan zijn gasten. De Klant zal BWE te allen tijde vrijwaren voor enige aanspraak hieromtrent door derden.
   • BWE is niet verantwoordelijk voor de materialen en goederen die de Klant of zijn Gasten meebrengen naar het Event.
   • De Klant mag op eigen verantwoordelijkheid gebruik maken van eigen onderaannemers (fotografen, DJ’s, …) maar verbindt zich ertoe de gedragsregels van BWE op te leggen aan deze onderaannemers.
   • BWE is niet aansprakelijk voor lichte fouten, noch voor die van haar hulppersonen. De aansprakelijkheid van BWE is beperkt tot opzet of grove fouten en tot de voorzienbare, directe en persoonlijke schade van de Klant met als maximum de Prijs. In geen geval is BWE aansprakelijk voor schade aan derden noch voor verlies van kansen, noch voor derving van winsten, ed.
   • Partijen sluiten elke aanspraak op basis van enige buitencontractuele aansprakelijkheid uit. De Klant kan BWE enkel aanspreken op grond van contractuele aansprakelijkheid.

5. Annulering
   • Kosteloos Annuleren is niet mogelijk. Wenst de Klant een Event te Annuleren, dan dient dit schriftelijk te gebeuren per fax, per aangetekend schrijven of per mail, mits ontvangstbevestiging en mits betaling van de hierna bepaalde bedragen:
     • Annulering meer dan 12 maanden voor het Event voor een Event dat gepland stond op een Weekenddag: 10% van de Verwachte Omzet
     • Annulering tussen de 12 en 6 maanden voor het Event:
       • Voor een Event gepland op Weekdagen: 10% van de Verwachte Omzet
       • Voor een Event gepland op een Weekenddag: € 000 voor zaal Schuur, €3.500 voor zaal Rubens, € 2.000 voor zaal Memling en €1.000 euro voor een andere zaal.
     • Annulering minder dan 6 maanden voor het Event: 50% van de Verwachte Omzet
     • Annulering minder dan 1 maand voor het Event: 90 % van de Verwachte Omzet
     • Annulering 7 dagen of minder voor het Event: 100% van de Verwachte Omzet

• Daarnaast is de Klant eveneens een administratieve vergoeding ten belope van € 350,00 verschuldigd. Deze vergoeding is tevens verschuldigd ingeval van annulering wegens overmacht.
• Wijziging van datum voor het Event wordt beschouwd als Annulering.
• Bij een Annulering van het Event door BWE is dezelfde vergoeding verschuldigd, behoudens ingeval de annulering het gevolg is van de wanprestatie van de Klant of een ontbinding van de Overeenkomst ten laste van de Klant.
• Het door de Klant in voorkomend geval betaalde voorschot wordt verrekend met de hierboven vermelde annuleringsvergoeding.

6. Prijs en facturatie
   • Het voorschot dient betaald te worden binnen de termijn opgenomen in de offerte en/of de Overeenkomst.
   • De facturen zijn betaalbaar binnen de 14 dagen. Bij elke laattijdige betaling heeft BWE het recht de verdere uitvoering van haar dienstverlening op te schorten tot integrale betaling van de openstaande facturen.

Ten aanzien van de Klant-ondernemer brengt elke factuur, die niet betaald is op haar vervaldag, van rechtswege en zonder ingebrekestelling een conventionele verwijlsinterest op gelijk aan de verwijlsinterestvoet volgens de wet op de betalingsachterstand van 2 augustus 2002. Naast en boven deze conventionele verwijlsinterest, zal de Klant-ondernemer tevens voor iedere, zelfs gedeeltelijk, onbetaalde factuur een schadevergoeding verschuldigd zijn die forfaitair bepaald wordt op 10% van het factuurbedrag. 

Ten aanzien van de Klant-consument brengt elke factuur die niet op de vervaldag werd betaald, volgende verhoging met zich mee conform de boek XIX WER.  

• Klachten met betrekking tot de factuur dienen aan BWE bezorgd te worden, uiterlijk 8 werkdagen na factuurdatum, door middel van schriftelijke melding.

7. Uitvoering, ontbinding en overmacht
   • Wanneer de Klant nalaat zijn verbintenissen uit te voeren, alsmede in geval van faillissement of kennelijk onvermogen, heeft BWE het recht de overeenkomst zonder enige ingebrekestelling en van rechtswege als ontbonden te beschouwen. Het volstaat de Klant hiervan te verwittigen bij eenvoudig aangetekend schrijven.
   • Iedere substantiële gebeurtenis, die de uitvoering van de Overeenkomst door BWE ernstig belemmert of bemoeilijkt, geeft aanleiding tot een heronderhandeling tussen de Klant en BWE, zonder mogelijkheid van rechterlijke tussenkomst. Indien geen nieuwe overeenkomst gesloten kan worden binnen een redelijke termijn, heeft BWE het recht de overeenkomst eenzijdig te ontbinden of haar uitvoering uit te stellen of op te schorten zonder dat de Klant gerechtigd zal zijn op schadevergoeding. De eenzijdige ontbinding of opschorting van de overeenkomst wordt per eenvoudig schrijven ter kennis gebracht aan de klant.
   • Ingeval van overmacht worden de verbintenissen van de partijen tijdelijk opgeschort. Indien de overmacht langer dan drie maanden duurt, kunnen beide partijen de verbintenissen ontbinden.

Overmacht is elke gebeurtenis die niet door één van de partijen werd veroorzaakt, niet voorzienbaar was bij het sluiten van de overeenkomst én de verdere uitvoering van de verbintenissen onmogelijk maakt. Overmacht is bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: natuurrampen, stakingen, overheidsingrijpen.

Worden in elk geval niet gezien als overmacht: zwangerschap van de Klant of diens partner, overlijden of ziekte van één van de Gasten, familiale omstandigheden.

8. Slotbepalingen
   • De nietigheid, ongeldigheid of onafdwingbaarheid van een specifieke bepaling van de algemene voorwaarden of van iedere Overeenkomst, heeft niet de nietigheid of onafdwingbaarheid van de andere bepalingen van de algemene voorwaarden of de Overeenkomst tot gevolg.
   • De nietige of onafdwingbare bepaling zal in onderling overleg door de partijen, die daarover naar best vermogen en te goeder trouw zullen onderhandelen, vervangen worden door een rechtsgeldige bepaling met dezelfde of gelijkaardige economische draagwijdte.
   • Het feit dat BWE zich per uitzondering niet beroept op de naleving van de algemene voorwaarden, kan geenszins geïnterpreteerd worden als een toekomstige verklaring van afstand.
   • Op elke Overeenkomst en elk daaruit voortvloeiend geschil is het Belgisch recht van toepassing.
   • In geval van geschil zijn de Hoven en Rechtbanken van Brussel bevoegd en het vredegerecht te Lennik.
9. Definities
   • BWE: Brussels Waerboom Event NV, met maatschappelijke zetel te 1702 Dilbeek, Jozef Mertensstraat 140/A, ondernemingsnummer 0460.822.848, RPR Brussel.
   • Klant: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die gebruik maakt of wenst te maken van de producten en/of diensten van BWE, dan wel de persoon die op enigerlei wijze interesse heeft geuit in de producten en/of diensten van BWE. 
   • Klant-consument: de Klant die een consument is conform het Wetboek Economisch recht.
   • Klant-ondernemer: de Klant die een onderneming is conform het Wetboek Economisch recht.
   • Partijen: BWE en de Klant.
   • Overeenkomst: elke overeenkomst tussen BWE en de Klant, zijnde elk contract en/of aanvaarde offerte, bestelbon elke aanvulling of wijziging daarop en alle daaruit volgende rechtshandelingen
   • Event: het feest, seminarie, of andere gebeurtenis die door de Klant georganiseerd wordt bij BWE op een welbepaalde dag.
   • Weekdagen: maandag tot en met donderdag
   • Weekend (Weekenddagen): vrijdag tot en met zondag
   • Subevent: de verschillende onderdelen van het Event (vb: receptie – diner – avondfeest)
   • Prijs: de prijs zoals opgenomen in de Overeenkomst excl. BTW.
   • Verwachte Omzet: de prijs zoals opgenomen op de bestelbon of, indien er nog geen bestelbon werd opgemaakt: de prijs per subevent qua drank en eten de goedkoopste forfaitaire formule (1u receptie met 4 hapjes, diner 3-gangen met 3u wijnen, 4u open bar tijdens dansfeest)
   • Gasten: het aantal vooropgestelde aanwezigen op het Event
   • Geschat aantal Gasten: het aantal Gasten dat initieel door de Klant aan BWE aangegeven werd als aanwezige Gasten op het Event, zoals vermeld in de Overeenkomst.
   • Annulering: Het niet laten doorgaan van een Event op de afgesproken dag of het wijzigen van het afgesproken concept voor het Event.